6. Управление рисками, барьерами и возможностямиСогласно принципам ISO 31000 риск связан с влиянием неопределённости на достижение целей [3]. Такое влияние может быть не только отрицательным.
В методологии АУКП управление рисками рассматривается с двух сторон:
- Преодоление барьеров, способных помешать достижению коммерческих целей.
- Использование возможностей, способных ускорить развитие или улучшить финансовый результат.
Барьером может быть:
- снижение спроса;
- несоответствие продукта потребностям рынка;
- отсутствие необходимой компетенции;
- недостаточный маркетинговый бюджет;
- низкая пропускная способность отдела продаж;
- длительное согласование договоров;
- отсутствие качественной аналитики;
- сопротивление изменениям;
- критическая зависимость от одного клиента или канала продвижения.
Возможностью может быть:
- появление нового клиентского сегмента;
- освобождение рыночной ниши;
- изменение требований законодательства;
- появление нового канала продвижения;
- технологическое преимущество;
- доступ к партнёрской сети;
- возможность предложить дополнительный продукт существующим клиентам;
- изменение потребностей заказчиков;
- появление ресурсов, которых ранее не было.
Для каждого существенного риска или возможности рекомендуется определить:
- связанную коммерческую цель;
- возможное событие;
- причины его возникновения;
- вероятные последствия;
- вероятность наступления;
- потенциальное влияние на выручку и прибыль;
- индикаторы раннего предупреждения;
- владельца риска;
- способ реагирования;
- необходимые ресурсы;
- контрольные процедуры;
- порядок информирования руководства.
В условиях ограниченности ресурсов АУКП не предполагает одновременную работу со всеми рисками и возможностями. Приоритет получают факторы, наиболее существенно влияющие на достижение коммерческих целей.
Для определения приоритетов учитываются:
- величина возможного финансового эффекта;
- вероятность наступления события;
- скорость развития последствий;
- стоимость реагирования;
- наличие необходимых ресурсов;
- взаимосвязь с другими процессами;
- влияние на ключевое ограничение системы.
Такой подход позволяет перейти от формального составления перечня рисков к практическому управлению коммерческим развитием.
7. Система показателей и контрольных процедурКонтроллинг становится работоспособным только тогда, когда по ключевым коммерческим процессам установлены измеримые требования.
Для каждого показателя необходимо определить:
- наименование;
- связь с коммерческой целью;
- методику расчёта;
- источник данных;
- плановое или нормативное значение;
- допустимый диапазон;
- критическое значение;
- периодичность измерения;
- ответственного за показатель;
- контролирующее лицо;
- порядок реагирования на отклонение.
Например, недостаточно установить показатель «стоимость клика». Необходимо определить:
- плановое значение — 100 рублей;
- допустимое значение — до 130 рублей;
- критическое значение — более 200 рублей;
- периодичность контроля — ежедневно или еженедельно;
- источник данных — рекламный кабинет;
- ответственного — специалиста по рекламе;
- контролирующего — руководителя маркетинга или коммерческого контролёра;
- действия при отклонении — проверка ставок, запросов, объявлений, аудитории и посадочной страницы.
Контрольные процедуры могут быть:
- предупреждающими — не допускающими ошибку;
- выявляющими — обнаруживающими уже возникшее отклонение;
- корректирующими — возвращающими процесс в управляемое состояние;
- ручными — выполняемыми сотрудником;
- автоматизированными — выполняемыми информационной системой;
- постоянными — встроенными в ежедневную работу;
- периодическими — проводимыми по установленному графику.
Автоматизировать в первую очередь следует повторяющиеся проверки, основанные на формализованных данных:
- превышение стоимости обращения;
- снижение конверсии;
- отсутствие новых обращений;
- просрочку обработки заявки;
- превышение допустимого срока нахождения сделки на этапе;
- отсутствие обязательной информации в CRM;
- отклонение фактической выручки от плана;
- остановку рекламной кампании;
- недоступность сайта или формы обращения.
При этом автоматизация сообщает о проблеме, но не всегда объясняет её причину. Причинно-следственный анализ остаётся управленческой задачей.
8. Управление коммерческими инцидентамиВ АУКП инцидентом признаётся:
- отклонение показателя от плана;
- выход показателя за допустимое значение;
- невыполнение обязательного действия;
- нарушение установленного процесса;
- отказ контрольной процедуры;
- наступление определённого рискового события;
- событие, создающее угрозу коммерческому результату.
Примеры коммерческих инцидентов:
- реклама перестала показываться;
- сайт или форма заявки оказались недоступны;
- стоимость клика выросла со 100 до 300 рублей;
- обращения не обрабатывались более установленного времени;
- менеджер не связался с потенциальным клиентом;
- коммерческое предложение направлено с опозданием;
- в CRM отсутствуют обязательные сведения;
- конверсия между этапами воронки резко снизилась;
- сделка потеряна без указания причины;
- фактическая маржинальность оказалась ниже допустимой;
- маркетинговый бюджет израсходован без получения планового количества обращений.
Инцидент — это не обязательно чья-то персональная ошибка. Он может быть вызван:
- недостатком ресурсов;
- ошибкой в регламенте;
- неверной гипотезой;
- неисправностью информационной системы;
- изменением рыночной ситуации;
- несогласованностью подразделений;
- отсутствием необходимых компетенций;
- неработоспособностью контрольной процедуры.
Поэтому задача контроллинга заключается не в поиске виновного, а в установлении причины и предупреждении повторения события.
Для каждого инцидента желательно фиксировать:
- Дату и способ выявления.
- Связанный процесс и показатель.
- Фактическое отклонение.
- Возможное влияние на результат.
- Уровень критичности.
- Предполагаемые причины.
- Ответственного за реагирование.
- Срочные меры.
- Корректирующие мероприятия.
- Срок исполнения.
- Результат проверки эффективности.
- Решение о закрытии инцидента.
9. Корректирующие мероприятия и устранение причинНеобходимо различать исправление и корректирующее мероприятие.
Исправление устраняет непосредственное проявление инцидента.
Например, если реклама остановилась из-за отсутствия средств, пополнение рекламного кабинета позволит возобновить показы. Однако это ещё не устраняет причину, по которой средства не были внесены своевременно.
Корректирующее мероприятие направлено на устранение причины инцидента и предупреждение его повторения.
В приведённом примере корректирующим мероприятием может стать:
- автоматическое уведомление о снижении баланса;
- установление минимального остатка;
- изменение порядка согласования платежей;
- назначение ответственного;
- создание резервного способа оплаты;
- включение проверки рекламных кабинетов в ежедневный контрольный лист.
Работа с инцидентом в АУКП включает следующие этапы:
- Регистрация инцидента.
- Оценка его критичности.
- Принятие срочных мер по ограничению последствий.
- Анализ непосредственных и корневых причин.
- Разработка корректирующего мероприятия.
- Определение ответственного, срока и ресурсов.
- Реализация мероприятия.
- Проверка фактического результата.
- Оценка риска повторения.
- Изменение регламента, показателя или контрольной процедуры.
- Распространение успешного решения на аналогичные процессы.
- Закрытие инцидента после подтверждения эффективности.
Инцидент нельзя считать закрытым только потому, что ответственное лицо сообщило о выполнении мероприятия. Необходимо проверить, действительно ли устранена причина и изменился ли контролируемый результат.
10. Кайдзен коммерческих процессовКайдзен предполагает постоянное совершенствование процессов посредством последовательных изменений, основанных на наблюдении, анализе и участии сотрудников [7].
В АУКП основой кайдзен становятся выявленные инциденты и реализованные корректирующие мероприятия.
Цикл непрерывного совершенствования выглядит следующим образом:
Инцидент → анализ причины → корректирующее мероприятие → проверка эффективности → изменение процесса → закрепление решения → дальнейший мониторинг.Каждый качественно проработанный инцидент даёт компании новые знания:
- какие элементы процесса являются ненадёжными;
- какие показатели позволяют раньше обнаружить проблему;
- какие контрольные процедуры не работают;
- какие полномочия или ресурсы отсутствуют;
- какие решения дают наибольший эффект;
- какие практики можно распространить на другие подразделения.
Если корректирующее мероприятие доказало свою эффективность, оно должно быть закреплено:
- в регламенте;
- в инструкции;
- в CRM;
- в контрольном листе;
- в программе обучения;
- в системе показателей;
- в матрице полномочий;
- в автоматизированной контрольной процедуре.
Так отдельное решение превращается в организационное знание.
Кайдзен в АУКП не означает непрерывное изменение всего сразу. Совершенствование концентрируется прежде всего на ключевых ограничениях, генераторах убытков и процессах, в которых выявлены существенные отклонения.
Это позволяет соединить непрерывное улучшение с теорией ограничений: компания последовательно устраняет наиболее значимые препятствия, после чего определяет новое ограничение и переносит внимание на него.
11. Независимость коммерческого контроллингаСистема контроля теряет ценность, если контролирующее лицо полностью зависит от руководителя или подразделения, работу которого оно оценивает.
Например, если сотрудник должен контролировать показатели генерального директора, но административно и функционально подчиняется этому же генеральному директору, возникает конфликт интересов.
Уровень независимости должен соответствовать значимости проверяемого объекта.
Оптимальная организационная схема предполагает, что функция коммерческого контроллинга:
- не участвует непосредственно в выполнении контролируемых операций;
- не отвечает за выполнение плана продаж;
- имеет доступ к необходимой информации;
- может сообщать о существенных отклонениях без предварительного согласования с контролируемым подразделением;
- функционально подчиняется собственнику, совету директоров или руководителю, находящемуся выше контролируемого уровня;
- не подвергается негативным последствиям за объективное отражение проблем;
- отделяет подтверждение фактов от управленческих рекомендаций.
При этом независимость не означает изоляцию. Контроллинг должен взаимодействовать с владельцами процессов, понимать коммерческую специфику и помогать формировать практически выполнимые мероприятия.
Объективность обеспечивается сочетанием организационной независимости, профессиональной компетентности, прозрачной методики и проверяемых данных.
12. Порядок внедрения системы контроллингаВнедрение коммерческого контроллинга в рамках АУКП может проводиться поэтапно.
Этап 1. Определение целейФиксируются цели собственника и бизнеса, коммерческие приоритеты и требования к результату.
Этап 2. Описание коммерческих процессовОпределяются основные процессы, их владельцы, входы, результаты, взаимосвязи и используемые ресурсы.
Этап 3. ДиагностикаАнализируются показатели, действующие регламенты, информационные системы, отчётность и фактическая практика работы.
Этап 4. Выявление барьеров и возможностейФормируются перечни ограничений, рисков, генераторов потерь и потенциальных направлений развития.
Этап 5. Определение ключевых показателейДля каждого существенного процесса устанавливаются плановые, допустимые и критические значения.
Этап 6. Создание матрицы контролейВ матрице указываются:
- объект контроля;
- риск или возможность;
- показатель;
- контрольная процедура;
- периодичность;
- источник информации;
- ответственный исполнитель;
- контролирующее лицо;
- способ реагирования.
Этап 7. Создание реестра инцидентовОпределяются правила регистрации, классификации, эскалации и закрытия коммерческих инцидентов.
Этап 8. Организация корректирующих мероприятийУстанавливаются порядок анализа причин, назначение ответственных, выделение ресурсов и проверка эффективности решений.
Этап 9. Формирование отчётностиСобственник и руководство получают краткую информацию о наиболее значимых отклонениях, причинах, последствиях и статусе мероприятий.
Этап 10. Периодическая независимая оценкаПроводится проверка того, насколько сама система контроллинга остаётся полной, объективной и результативной.
13. Отчётность для собственника и руководстваКонтроллинг не должен создавать избыточный объём отчётности. Его задача — предоставить руководству информацию, необходимую для принятия решения.
В отчёт рекомендуется включать:
- коммерческую цель;
- плановое и фактическое значение;
- величину отклонения;
- установленную или предполагаемую причину;
- влияние на выручку и прибыль;
- связанные риски и возможности;
- необходимые действия;
- ответственного;
- срок;
- требуемые ресурсы;
- статус выполнения;
- ожидаемый и фактический эффект.
Информация должна быть представлена по принципу существенности. Собственнику не требуется перечень всех текущих операций. Ему необходимо видеть критические отклонения, системные проблемы, угрозы достижению целей и решения, требующие его участия.
Хороший отчёт коммерческого контроллинга отвечает на пять вопросов:
- Где возникла проблема?
- Почему она возникла?
- Как она влияет на результат?
- Что предлагается сделать?
- Как будет подтверждена эффективность решения?
14. Результаты применения коммерческого контроллингаПравильно организованный коммерческий контроллинг позволяет:
- раньше выявлять негативные отклонения;
- понимать причины снижения выручки и прибыли;
- связывать коммерческие цели с ресурсами компании;
- отличать единичные ошибки от системных проблем;
- концентрировать усилия на ключевых ограничениях;
- повышать достоверность управленческой информации;
- предупреждать повторение инцидентов;
- использовать не только риски, но и возможности;
- поддерживать независимую оценку коммерческих процессов;
- создавать понятную собственнику систему отчётности;
- обеспечивать непрерывное совершенствование;
- превращать опыт решения проблем в устойчивую практику.
При этом контроллинг не заменяет коммерческую стратегию, компетентных руководителей и ответственность владельцев процессов.
Он также не гарантирует отсутствие ошибок. Его назначение заключается в том, чтобы повысить вероятность достижения целей, своевременно обнаруживать проблемы и сокращать время между возникновением отклонения и принятием обоснованного решения.